A home office 7+1 aranyszabálya

1. Mindig legyünk tisztában azzal, hogy pontosan milyen teendőink vannak!

Folyamatosan figyeljünk arra, hogy naprakész listánk legyen azokról a feladatokról, amelyeket otthon kell elvégeznünk. A „to-do”, azaz tennivalólista segítségével nem csak fel tudjuk sorolni a teendőinket, de a fontossági sorrendet is meg tudjuk határozni. Így mindig biztosak lehetünk abban, hogy mit kell még aznap befejeznünk, és melyek azok a határidős munkák, amelyekre kifejezett figyelmet kell fordítanunk.

2. A legfontosabb feladatokkal kezdjük a napot!

Munkánkat mindig a leglényegesebb teendőkkel indítsuk, vagy azokkal, amelyeket a legkevésbé kedvelünk, így a feladatok nehezét akkor tudjuk elvégezni, amikor még frissek vagyunk. Azt se feledjük, hogy a nyugodt környezetben elfogyasztott kiadós reggeli javítja a rövid távú memóriát és növeli a koncentrációs képességet. Éppen ezért gondoljunk úgy a reggelire, mint az agy üzemanyagára, és minden nap szakítsunk rá időt.

3. Ne hagyjuk, hogy bármi elterelje a figyelmünket!

Otthonunkban alakítsunk ki saját „dolgozószobát” vagy egy kis munkasarkot, ahová elvonulva kizárhatjuk a külső környezetből beszűrődő zajokat. Legyen egy kényelmes karfás székünk és egy jól megvilágított íróasztalunk, ami szintén segít a koncentráció fenntartásában. Ha pedig egy kis nyugalomra vágyunk, vagy nem szeretnénk, hogy munka közben megzavarjanak, egyszerűen némítsuk le a mobilunkat, lépjünk ki a levelezésből, és egy órán keresztül kizárólag az előttünk álló feladatra összpontosítsunk. Így sokkal hatékonyabban tudunk dolgozni, és ettől még nem maradunk le semmiről.

4. Munka közben iktassunk be jól megérdemelt szüneteket!

Igenis szükség van néhány perc kikapcsolódásra – még akkor is, ha otthonról dolgozunk. Ha úgy érezzük, elfáradtunk vagy kevésbé tudunk koncentrálni, hallgassunk egy kis zenét, egy-két percre menjünk ki az erkélyre vagy az udvarra, és máris felfrissülve folytathatjuk a munkát. A szem egészségét szem előtt tartó ún. 20-20-20-as szabály pedig azt tanácsolja, hogy minden huszadik perc után, amit a gép előtt töltünk, válasszunk ki egy tőlünk körülbelül 20 méterre lévő tárgyat, majd 20 másodpercen keresztül tartsuk rajta a szemünket.

5. Ne engedjük, hogy a munka eluralkodjon rajtunk!

Az otthoni iroda csak „pár lépésre” van, ezért sokan hajlamosak még késő este is ránézni a céges levelezésükre. Ez ne forduljon elő velünk! A munkaidő végén „tiltsuk el” magunkat a munkától. Ha befejeztük az aznapra beütemezett feladatokat, szakadjunk el a számítógéptől, és – hacsak nem vagyunk ügyeletben – kapcsoljuk ki a céges telefonunkat is.

6. A privát teendők közül, amit lehet, tegyünk el a hétvégére!

A rugalmas időbeosztás többek között arról is szól, hogy több időt tölthetünk családtagjainkkal, illetve besegíthetünk a házimunkába is, de azért nem szabad túlzásokba esni. Ha otthonról dolgozunk, az nem azt jelenti, hogy szabadságon vagyunk, és ettől kezdve munkaidőben is minden feladatot ránk lehet bízni (például a bevásárlást, a hivatali ügyintézést vagy akár a fűnyírást). Családunkkal mindezt már jó előre tisztázzuk, és alakítsunk ki közös szabályrendszert arra, hogy munkaidőben nem intézünk privát ügyeket.

7. Legyünk láthatók!

Sok munkavállaló az egyedüllétet és az elszigeteltséget említi a hosszútávú otthoni munkavégzés legfőbb hátrányaként. Ismerjük meg és használjuk az olyan alkalmazásokat, mint például a Skype, a Google Hangouts, a Facetime, a Viber, és mindig legyenek kéznél a céges közösségi oldalak, a feladat- és projektmenedzsment-rendszerek vagy akár a belső intranet is. Ezek mind-mind olyan virtuális találkozóhelyek, amelyek lehetővé teszik, hogy akkor is láthatók legyünk a főnökünk vagy a kollégáink számára, amikor nem vagyunk bent az irodában.

7+1. Rendszerezzünk!

Ne hagyjuk, hogy rendetlen legyen a saját otthonunk. Nem csak több idő bármit megtalálni a káoszban, de a párunk jogosan fogja utálni, hogy otthonról dolgozunk, ha irodaszerek és iratrendezők tömkelege hever mindenfelé. Mindent pakoljunk el! Minél gyakrabban veszünk elő egy irodaszert, annál könnyebben hozzáférhető helyen tároljuk. Használjunk mappákat, papucsokat, tárolódobozokat. Ezekből ma már olyanokat is találunk, amelyek lakberendezési tárgyként is megállják a helyüket, és akár otthonunk díszévé is válhatnak.